Chociaż do wystawiania faktur wcale nie trzeba używać dedykowanego oprogramowania, to jednak trudno wyobrazić sobie utrzymanie porządku w dokumentach bez takiego narzędzia. Warto mieć na uwadze, że programy ułatwiające wystawianie faktur oferują również wiele dodatkowych funkcji. Dzięki temu można w razie potrzeby szybko przeprowadzić wysyłanie faktur, sprawdzić stany magazynowe lub przygotować raport.
- Co powinien oferować nowoczesny program do faktur?
- Jak ułatwić sobie proces wystawiania faktur?
- Szybkie wysyłanie faktur do klientów
- Polecany program do faktur VAT i obsługi magazynu
Duże znaczenie dla komfortu użytkowania ma oczywiście wybór odpowiedniego programu. Niektóre z nich mogą okazać się nieodpowiednie do profilu prowadzonej działalności, a inne są skomplikowane w obsłudze, co niepotrzebnie wydłuża czas przeznaczany na fakturowanie lub inne czynności. Jeżeli więc chcesz mieć pewność, że program do faktur VAT spełni wszystkie twoje oczekiwania, koniecznie sprawdź, na co należy zwrócić szczególną uwagę przy wybieraniu oprogramowania dla firmy. Lepiej to zrobić od razu, bo chociaż w dowolnym momencie można zmienić program na inny, to czasami pojawiają się problemy przy przenoszeniu bazy kontrahentów lub innych danych.
Co powinien oferować nowoczesny program do faktur?
Jeżeli przedsiębiorca dopiero zaczyna biznes i wystawia jedną lub kilka faktur miesięcznie, może do tego wykorzystać zwykły arkusz kalkulacyjny. Jest to jednak czasochłonne, a dodatkowo łatwo można popełnić błąd, który później trzeba będzie wyjaśniać. Niezależnie więc od skali biznesu, oprogramowanie usprawniające proces wystawiania faktur VAT można więc uznać za podstawowe narzędzie pracy. Dzięki temu zyska się dostęp do faktur zaliczkowych i drukowania paragonów fiskalnych. Do tego dochodzi szybkie wystawianie dokumentów, które są niezbędne przy prowadzeniu sprzedaży. Przykładem mogą być dokumenty magazynowe typu WZ. Wybierając program do faktur, należy zwrócić uwagę na to, czy na dokumentach można zamieszczać własne logo firmy, ponieważ ma to duży wpływ na to, jak kontrahenci postrzegają firmę.
Przydaje się również opcja wyszukiwania firm w bazie GUS, dzięki której dodanie nowego kontrahenta wymaga jedynie podania numeru NIP i wykonania kilku kliknięć. Wspomniane funkcje to absolutne minimum, jakie powinien oferować prosty program. Jeżeli natomiast w firmie potrzebna jest możliwość wystawiania dokumentów w wielu językach, sprawdzanie kursów walut, klonowanie dokumentów lub fakturowanie seryjne, warto wybrać bardziej rozbudowany, ale jednocześnie prosty w obsłudze program.
Jak ułatwić sobie proces wystawiania faktur?
Wybierając nowoczesny program do faktur przedsiębiorca lub zatrudnione przez niego osoby nie muszą się zastanawiać, jakie elementy powinny się znaleźć na fakturze. Aplikacja ma wbudowane gotowe wzory, więc wystarczy jedynie wybrać, czy w danym momencie zachodzi konieczność wystawienia faktur eksportowych, faktur końcowych czy też dokumentów kosztowych. Użytkownicy mogą być spokojni o ewentualne zmiany związane z wysokością stawek VAT, ponieważ aplikacja jest regularnie aktualizowana. Bardzo przydatną opcją programu jest generowanie pliku JPK, który należy regularnie przesyłać do księgowej lub bezpośrednio do Ministerstwa Finansów.
Jak widać podczas wybierania programu, który będzie wykorzystywany przede wszystkim przy wystawianiu faktur, warto również pomyśleć o innych rzeczach. W końcu nie da się przewidzieć, czy za jakiś czas nie pojawi się konieczność zintegrowania aplikacji z popularnymi platformami sprzedażowymi, więc lepiej wybrać pakiet przedsiębiorcy, który w razie potrzeby będzie miał taką opcję.
Szybkie wysyłanie faktur do klientów
Dzięki temu, że baza kontrahentów jest połączona z programem do ewidencji przychodów i fakturowania, wystawienie faktury nie zajmuje więcej, jak kilka minut. Wystarczy jedynie podać dane kontrahentów, wybrać produkty dostępne w magazynie i to w zasadzie wszystko. Jeżeli istnieje taka potrzeba, wygenerowaną fakturę można jednym kliknięciem od razu wysłać do klienta.
Polecany program do faktur VAT i obsługi magazynu
Własne logo firmy oraz dostęp do wielu przydatnych funkcji oferuje między innymi wspomniana aplikacja, która cieszy się ogromnym zainteresowaniem ze strony początkujących przedsiębiorców. Nie dość, że jest to stale rozwijany i funkcjonalny program, to dodatkowo można z niego korzystać do prowadzenia magazynu, tworzenia różnego rodzaju list i raportów, a w razie potrzeby łatwo przeprowadzić integrację z popularnymi systemami. Warto również wspomnieć o tym, że każdy może na początek przetestować darmowy program i dopiero później podjąć decyzję o tym, jaki pakiet będzie najlepszy. Cennik oraz opisy poszczególnych wersji dostępne są na stronie firmy, która odpowiada za stworzenie wspomnianej aplikacji.
W zależności od własnych preferencji użytkownik może zainstalować program na dysku swojego komputera lub korzystać z wersji online. Ta ostatnia pozwala na stały dostęp do wszystkich faktur niezależnie od tego, z jakiego miejsca loguje się użytkownik.